PERSIDANGAN IMM
Pendahuluan
Sidang atau persidangan adalah salah satu kelengkapan organisasi
yang mutlak harus dimiliki oleh setiap organisasi dimanapun dan apapun, karena
ditangan persidangan inilah arah dan tujuan organisasi tersebut ditentukan.
Melalui sidang pulalah baik buruknya sebuah laju organisasi dapat dievaluasi,
sehingga lazimnya bagi sebuah organisasi, sidang memiliki kekuatan hukum
tertinggi dibandingkan dengan kelengkapan organisasi yang lainnya.
Pengertian dan Tujuan
Secara umum sidang
sendiri memiliki pengertian berkumpul, bermusyawarah dan berunding (Muhammad
Ali, Kamus Lengkap Bahasa Indonesia), sedangkan secara khusus pengertian sidang
dapat lebih dispesifikkan lagi tergantung siapa dan apa tujuan diadakan
persidangan. Bagi IMM sidang secara formal dilakukan minimal setahun sekali
guna melaporkan Laporan Pertanggungjawaban Pengurus, Menentukan ketua baru pada
Musyawarah di tiap tingkatan.
Hal yang seirama dengan sidang yaitu rapat meskipun tidak sama
persis. Dibawah ini ada beberapa pengertian rapat dari beberapa sumber, Namun
pada dasarnya memiliki makna yang sama, Antara lain
:
1.
Rapat adalah pertemuan atau Kumpulan dalam
suatu organisasi, perusahaan, instansi pemerintah baik dalam situasi formal
maupun nonformal untuk membicarakan, merundingkan dan memutuskan suatu masalah
berdasarkan hasil kesepakatan bersama
2.
Rapat (pengertian luas) rapat
dapat menjadi sebuah permusyawaratan, yang melibatkan banyak peserta dan
membahas banyak permasalahan penting.
3.
Rapat
(pengertian sempit) dapat berupa
diskusi yang hanya melibatkan beberapa peserta dengan pembahasan yang lebih
sederhana. Dalam Sub bab ini hal-hal yang berkaitan dengan permusyawaratan
tidak lagi diuraikan, dan lebih kepada rapat dalam pengertian umum/sederhana
secara teknis.
4.
Rapat merupakan suatu bentuk media komunikasi
kelompok resmi yang bersifat tatap muka, yang sering diselenggarakan oleh
banyak organisasi, baik swasta maupun pemerintah.
5.
Rapat merupakan alat untuk mendapatkan
mufakat, melalui musyawarah kelompok.
6.
Rapat merupakan media yang dapat dipakai unttuk
pengambilan keputusan secara musyawarah untuk mufakat.
Jadi Rapat adalah forum
yang bersifat formal bagi pengambilan kebijakan organisasi dalam bentuk
keputusan, kesepakatan atau lainnya tanpa harus didahului oleh konflik.
Musyawarah adalah
forum informal sebagai sarana pengambil keputusan, kesepakatan, penyebaran
informasi atau lainnya dalam sebuah institusi tanpa harus didahului oleh
konflik
Pelaksanaannya, untuk
sidang umum maksimal 1 kali dalam satu periode kepengurusan, sedangkan untuk
sidang-sidang yang lain dilaksanakan sesuai dengan kebutuhan organisasi
tersebut.
Contoh Rapat :
Rapat kerja (Raker), Munas, Muktamar, Mubes,
Musda dan lain sebagainya.
Beberapa Macam Sidang
1. Sidang Komisi
· Sidang ini hanya diikuti oleh anggota komisi
saja untuk memudahkan perumusan dan pengambilan kebijakan sementara sehingga pembahasan
bidang yang telah ditentukan lebih terfokus serta untuk pematangan materi
sebelum diplenokan (membahas lebih spesifik,rinci,detail pada pokok
permasalahan masing-masing komisi yang telah ditentukan pada sidang pleno).
· Dipimpin oleh Ketua komisi serta dibantu
sekretaris.
· Ketua komisi dipilih dari dan oleh anggota
Komisi dalam Komisi tersebut
· Sidang komisi beranggotakan peserta dan
peninjau yang ditentukan oleh sidang pleno
· Keputusan pada sidang komisi bersifat non permanen
(dapat berubah) kemudian dibawa kedalam sidang pleno untuk mendapat keputusan
terakhir.
2. Sidang sub komisi
Sidang ini lebih terbatas dalam sidang komisi
guna mematangkan materi lanjut.
3. Sidang Pleno
· Biasa disebut sidang besar yang diikuti oleh
seluruh peserta sidang tanpa kecuali (peserta dan peninjau).
· Sidang Pleno dipimpin oleh Presidium Sidang
· Sidang Pleno biasanya dipandu oleh Steering
Committee
· Sidang Pleno membahas dan memutuskan segala
sesuatu yang berhubungan dengan Permusyawaratan
· Sidang pleno dilakukan untuk memberi keputusan
final agenda sidang yang telah dirumuskan sebelumnya pada sidang komisi.
· Termasuk kedalam kategori sidang ini adalah
Sidang pendahuluan yang biasanya untuk menetapkan jadual, tata tertib,
pembahasan agenda dan pemilihan presidium sidang. Sidang mengesahkan laporan
pertanggung jawabanyang dipimpin oleh presidium sidang.
4. Sidang paripurna
· Sidang Paripurna diikuti oleh seluruh peserta
dan peninjau Permusyawaratan
· Sidang Paripurna dipimpin oleh Presidium
Sidang
· Sidang Paripurna mengesahkan segala ketetapan
dan keputusan yang berhubungan dengan Permusyawaratan
· biasanya berisi tentang pengesahan akhir
hasil-hasil sidang
Kelengkapan Sidang
Untuk melaksanakan sidang dibutuhkan beberapa kelengkapan,
seperti :
1. Pimpinan Sidang
Pimpinan sidang adalah
orang yang bertindak memimpin persidangan, ia wajib mengatur jalannya
persidangan. Seorang pemimpin sidang dituntut untuk bersikap adil dan bijaksana
dalam menyikapi pendapat-pendapat yang berkembang dalam persidangan.
Ditangannyalah kesepakatan-kesepakatan dalam persidangan ditetapkan.
Jumlah pimpinan sidang
haruslah berjumlah ganjil, karena adakalanya forum membutuhkan suara pimpinan
sidang dalam pengambilan keputusan, jumlah minimal 3 orang dan maksimal
berapapun asalkan ganjil dan sesuai kesepakatan peserta sidang. Pimpinan sidang
memiliki hak yang sama dengan peserta sidang.
2. Peserta Sidang
Peserta sidang adalah orang yang memiliki kepentingan untuk
bersidang, berkewajiban untuk mengikuti dan menjaga kelancaran jalannya
persidangan (mentaati tata tertib). Peserta sidang berhak mengajukan
pertanyaan, pernyataan, penolakan dan meminta penjelasan, klarifikasi mengenai
suatu hal. Selain itu peserta sidang berhak pula untuk menggunakan suaranya
dalam pengambilan keputusan. Dengan kata lain segala sesuatu dapat terjadi
dalam persidangan asalkan atas kesepakatan peserta sidang, karena segala
keputusan ada ditangan peserta sidang.
3. Peninjau
Peninjau adalah orang yang hadir dalam persidangan kecuali
peserta dan pimpinan sidang. Peninjau memiliki kewajiban yang sama dengan
peserta sidang. Peninjau memiliki hak yang sama dengan peserta sidang. Tetapi
peninjau tidak dapat menggunakan hak suaranya dalam pengambilan keputusan.
4. Palu Sidang
Palu sidang adalah palu yang digunakan untuk menetapkan suatu
keputusan, palu sidang merupakan nyawa dari persidangan, karena walaupun
keputusan telah disepakati, tidak akan sah apabila tidak ada palu sidang untuk
menetapkannya.
5. Draft Sidang
Draft sidang adalah draft yang berisi permasalahan-permasalahan
dan bahan yang akan dibahas dalam persidangan. Biasanya terdiri dari draft
tatib, AD/ART, PPO, GBHK, dll yang disusun sebelumnya oleh tim perumus sidang
atau panitia khusus.
6. Konsideran
Lembar konsideran adalah kertas yang berisi lembaran
keputusan-keputusan apa saja yang akan diambil dalam persidangan.
Namun, selain hal-hal diatas masih ada beberapa kelengkapan yang
diperlukan dalam persidangan, seperti ruangan, kursi, meja, taplak serta
kelengkapan lain yang dibutuhkan.
7. Quorum & Pengambilan Keputusan
Quorum adalah syarat sahnya sidang untuk dapat diadakn, karena
tingkat qauorum menunjukkan sejauh mana tingkat representasi dari peserta
sidang. Semakin tinggi jumlah quorum, semakin tinggi pula tingkat representasi
dari sidang tersebut.
· Persidangan dinyatakan syah/quorum apabila
dihadiri oleh sekurang-kurangnya ½ + 1 dari peserta yang terdaftar pada Panitia
(bisa juga ditentukan melalui konsensus)
· Setiap keputusan didasarkan atas musyawarah
untuk mufakat, dan jika tidak berhasil diambil melalui suara terbanyak (½ + 1)
dari peserta yang hadir di persidangan
· Bila dalam pengambilan keputusan melalui suara
terbanyak terjadi suara seimbang, maka dilakukan lobbying sebelum dilakukan
pemungutan suara ulang sampai menemukan selisih
8. Notulensi
Bertugas untuk mencatat jalannya persidangan. Mencatat setiap
usulan dan keputusan serta merekapitulasi catatan sidang. Biasa ditugaskan pada
presidium sidang III atau petugas khusus.
Ketentuan Sidang
Dalam persidangan ada beberapa ketentuan mendasar yang harus
dipahami oleh pimpinan, peserta dan peninjau sidang, diantaranya :
1. Serah Terima Pimpinan Sidang
Dalam serah terima tersebut kedua belah pihak berdiri
berhadapan, kemudian pihak yang menyerahkan mengetuk palu sidang kemeja 1 kali
kemudian berkata “dengan mengucap Bismillahirrohmannirrahim palu sidang saya
serahkan”. Kemudian pihak penerima menerima palu sidang lalu mengetuk palu
sidang kemeja 1 kali lalu berkata “dengan mengucap Bismillahirrohmannirrahim
palu sidang saya terima”. Selanjutnya sidang dapat dilanjutkan kembali.
2. Penggunaan Palu Sidang
· Cara mengetuk palu sidang
Cara mengetuk palu sidang adalah palu sidang diangkat setinggi
kurang lebih 10-15 cm dari meja dengan sudut kemiringan kira-kira 50°-60°,
kemudian diketuk dengan suara kira-kira dapat terdengar oleh seluruh orang yang
hadir.
· Jumlah ketukan
1 kali ketukan :
Ø serah
terima pimpinan sidang
Ø pengesahan
keputusan
Ø Menskors
dan mencabut kembali skorsing sidang yang waktunya tidak terlalu lama (biasanya
skor 1X??menit, dll) sehingga peserta sidang tidak perlu meninggalkan tempat
sidang.
2 kali ketukan :
Ø pembukaan
dan pencabutan skorsing
Ø melakukan
lobying
3 kali ketukan :
Ø pembukaan
dan penutupan sidang
Ø pembukaan
dan penutupan sidang pleno
Ø pengesahan
ketetapan final /akhir hasil sidang
Ketukan Berkali-kali (lebih dari tiga)
Peringatan atau meminta perhatian peserta rapat
3. Interupsi
Interupsi adalah
menyela atau meminta waktu kepada pimpinan sidang untuk berbicara dan
menemukakan pendapat. Dalam persidangan, umumnya terdapat beberapa jenis
tingkatan interupsi, yaitu :
1.
Interupsi
point of order : Digunakan untuk
berbicara (mengemukakan pendapat) bersifat umum mengenai suatu hal, juga dapat
digunakan untuk bertanya dan meminta kejelasan.
2.
Interupsi
Point of information : Digunakan
apabila ingin memberikan suatu informasi yang berkaitan dengan permasalah yang
sedang dibahas. Interupsi ini memiliki tingkatan yang lebih tinggi dari yang
pertama.
3.
Interupsi
Point of justification : Digunakan apabila menyatakan kesepakatan /
setuju pada sebuah argumentasi.
4.
Interupsi
point of clarification : Digunakan
apabila ingin mengklarifikasi suatu permasalahan. Interupsi ini memiliki
tingkatan yang lebih tinggi dari yang kedua.
5.
Interupsi
point of privillage : Digunakan
apabila akan mengajukan ketersinggungan terhadap seseorang ataupun sesuatu hal.
Interupsi ini memiliki tingkatan yang tertinggi, dengan kata lain siapapun yang
mengajukan interupsi ini harus lebih diperhatikan
6.
Interruption
of explanation : Bentuk interupsi
untuk menjelaskan suatu pernyataan yang kita sampaikan agar tidak ditangkap
keliru oleh peserta lain atau suatu pelurusan terhadap pernyataan kita.
7.
Interruption
of personal : Bentuk interupsi
yang disampaikan bila pernyataan yang disampaikan oleh peserta lain sudah
diluar pokok masalah dan cenderung menyerang secara pribadi.
Pelaksanaan Interupsi :
Interupsi dilakukan dengan mengangkat tangan terlebih dahulu,
dan berbicara setelah mendapat ijin dari Presidium Sidang. Interupsi diatas
interupsi hanya berlaku selama tidak menggangu persidangan. Apabila dalam
persidangan, Presidium Sidang tidak mampu menguasai dan mengendalikan jalannya
persidangan, maka Panitia Pengarah (SC) diberikan wewenang untuk mengambil alih
jalannya persidangan, atas permintaan Presidium Sidang dan atau Peserta Sidang
4. Skorsing
Skorsing adalah pengambilan waktu rehat dalam persidangan untuk
keperluan tertentu, misalkan terjadi dead lock (kebuntuan)
dalam persidangan dan untuk meencairkan suasana diamblilah langkah skorsing.
Lamanya skorsing ditentukan oleh pimpinan sidang atas persetujuan peserta sidang
dengan ketentuan sebagai berikut :
· Skorsing terbatas,
Skorsing yang lama waktunya ditentukan, contohnya 2×2,5 menit,
2×5, 2×10 menit, dan seterusnya tergantung kebutuhannya. Untuk skorsing
terbatas ini lazimnya diawali dengan perkataan “skorsing 2x…menit dibuka”
atauapabila waktu skorsing yang disepakati terhitung lama boleh juga
menggunakan “skorsing sampai…dibuka”.
· Skorsing tak terbatas,
Skorsing diambil disebabkan oleh suatu hal darurat yang terjadi
dalam persidangan, sehingga menyebabkan lamanya waktu skorsing tidak dapat
ditentukan. Lazimnya diawali dengan perkataan “skorsing untuk waktu yang tidak
terbatas dibuka”.
5. Lobbying
Lobbying adalah penentuan jalan tengah atas konflik dengan
skorsing waktu untuk
menyatukan pandangan melalui obrolan antara dua pihak atau lebih yang
bersebrangan secara
informal. suatu merupakan suatu bentuk kompromi dalam menyelesaikan perbedaan
pendapat dalam pengambilan keputusan.
6. Peninjauan Kembali (PK)
mekanisme yang digunakan untuk mengulang kembali pembahasan/
putusan yang telah ditetapkan
7. Pembekuan Sidang
Langkah yang diambil apabila sidang, dikarenakan suatu hal terus
menerus mengalami kebuntuan ( dead lock terus-menerus) dan setelah melalui
jalan skorsing tak terbataspun tetap saja mengalami kebuntuan. Bila hal ini
terjadi, pimpinan sidang atas persetujuan peserta sidang berhak membekukan
sidang, dengan catatan ini adalah langkah terakhir yang diambil setelah semua
usaha yang dilakukan tetap tidak membuahkan hasil. Apabila hal ini dilaksanakan
(sidang dibekukan), maka secara otomatis organisasi yang bersangkutan pun akan
ikut membeku.
Hak dan kewajiban Peserta, Peninjau, Presidum sidang
1. Peserta Penuh
· Hak peserta penuh :
§ Hak
Bicara, adalah untuk bertanya, mengeluarkan pendapat dan mengajukan usulan
kepada pimpinan baik secara lisan maupun tertulis
§ Hak
Suara, adalah hak untuk ikut ambil bagian dalam pengambilan keputusan
§ Hak
Memilih, adalah hak untuk menentukan pilihan dalam proses pemilihan
§ Hak
Dipilih, adalah hak untuk dipilih dalam proses pemilihan
· Kewajiban peserta penuh :
§ Mentaati
tata tertib persidangan/permusyawaratan
§ Menjaga
ketenangan/harmonisasi persidangan
2. Peserta Peninjau
· Hak Peninjau :
§ Hak
Bicara, adalah untuk bertanya, mengeluarkan pendapatdan menajukan usulan kepada
pimpinan baik secara lisan maupun tertulis
· Kewajiban Peninjau:
§ Mentaati
tata tertib persidangan/ permusyawaratan
§ Menjaga
ketenangan/harmonisasi persidangan
3. Presidium Sidang
Presidium Sidang
mempunyai hak dan kewajiban yang sama dengan peserta penuh ditambah dengan
ketentuan sebagai berikut :
· Presidium Sidang dipilih dari dan oleh peserta
Permusyawaratan melalui Sidang Pleno yang dipandu oleh Panitia Pengarah
· Presidium Sidang bertugas untuk memimpin dan
mengatur jalannya persidangan seperti aturan yang disepakati peserta
· Presidium Sidang berkuasa untuk memimpin dan
menjalankan tata tertib persidangan
Syarat-syarat
Presidium Sidang :
· Mempunyai sifat leadership, bijaksana dan
bertanggung jawab
· Memiliki pengetahuan yang cukup tentang
persidangan dan wawasan luas
· Peka terhadap situasi dan cepat mengambil
inisiatif dalam situasi kritis
· Mampu mengontrol emosi sehingga tidak
terpengaruh kondisi persidangan
· cerdik
Sikap Presidium Sidang
:
· Simpatik, menarik, tegas dan disiplin
· Sopan dan hormat dalam kata dan perbuatan
· Adil, bijaksana dan menghargai pendapat
peserta
· kharisma
Tata Tertib
· Tata tertib persidangan merupakan hasil
kesepakatan seluruh peserta pada saat persidangan dengan memperhatikan aturan
umum organisasi dan nilai-nilai universal dimasyarakat.
Sanksi-sanksi
· Peserta yang tidak memenuhi persyaratan dan
kewajiban yang ditentukan dalam tata tertib persidangan akan dikenakan sanksi
dengan mempertimbangkan saran, dan usulan peserta siding yang lain. Biasanya,
mekanisme dalam pemberian sanksi didahului oleh peringatan kepada peserta
(biasanya sampai 3 kali), kemudian dengan kesepakatan bersama, presidium sidang
boleh mengeluarkan peserta tersebut dari forum, atau mengambil kebijakan lain
dengan atau tanpa kesepakatan peserta sidang yang lain.
Contoh kalimat yang dipakai oleh Presidium Sidang
Membuka sidang
“Dengan mengucapkan Bismillahirrohmanirrohim, sidang pleno I saya
nyatakan dibuka. ” tok…….tok…….tok
Menutup sidang
“Dengan mengucapkan Alhamdulillahirobbil ‘Alamin, sidang pleno I
saya nyatakan ditutup.” Tok……..tok……..tok
Mengalihkan pimpinan sidang
“Dengan ini pimpinan sidang saya alihkan kepada pimpinan sidang berikutnya”
tok.
Mengambil alih pimpinan sidang
“Dengan ini pimpinan sidang saya ambil alih ” tok
Menskorsing sidang
“Dengan ini sidang saya skorsing selama 15 menit” tok……….tok.
Mencabut skorsing
“Dengan ini skorsing 15 menit saya cabut dan saya nyatakan
sidang dilanjutkan” tok…….tok.
Memberi peringatan kepada peserta sidang
Tok………. “Peserta sidang harap tenang !”
PENUTUP
Demikian tulisan singkat ini semoga bermanfaat. Gali terus ilmu
pengetahuan dan banyak membaca guna menambah wawasan. Harapan kesempurnaan
selalu muncul namun kekhilafan tak dapat dihindari semoga ada koreksi dilain
sisi. Semoga Allah mengampuni dari bentuk kekurangan ilmu kami. Billahi fii
sabililhaq, Fastabiqul khairat
SALAM IMM KAB TANGERANG
